Ścieżka Smart od pomysłu do realizacji.

Ścieżka Smart to nowy konkurs organizowany przez PARP (dla MŚP) oraz NCBiR (dla dużych firm) w ramach Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki. Formuła tego konkursu zakłada, że firmy mogą zrealizować swoje przedsięwzięcie w sposób kompleksowy, w kilkuletnim horyzoncie czasowym. Kompleksowość została zapewniona dzięki Modułom, w ramach których można otrzymać dofinansowanie. O tym, jakie są to Moduły oraz jakie wydatki można w ramach nich sfinansować pisaliśmy już w poprzednim artykule, pn. Ścieżka Smart. Konkursy w ramach FENG.

                Należy przyznać, że kompleksowość projektu może być jednocześnie błogosławieństwem i klątwą danego projektu. Dlaczego? Otóż z jednej strony dzięki temu projekt można zrealizować od początku do końca, tj. od własnych (bądź zakupionych) prac B+R, poprzez komercjalizację projektu, promocję innowacji na targach międzynarodowych, inwestycje w cyfryzację przedsiębiorstwa oraz podnoszenie kompetencji pracowników. Z drugiej strony niesie to za sobą: coraz większą ilość wydatków w budżecie, gdyż harmonogram rzeczowo – finansowy rozrasta się), długoterminowy horyzont czasowy (co w obecnie dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczo – politycznej może być ryzykowne) jak i konieczność alokowania większej ilości pieniędzy na tzw. wkład własny. W związku z tym w trakcie rozmów z naszymi Klientami doradzamy maksymalnie 2 moduły w ramach projektu. To daje większe szanse na odpowiednie przygotowanie się do przedsięwzięcia, stworzenie racjonalnego i przewidywalnego budżetu oraz założenie bezpiecznego horyzontu czasowego. Wszystkie te elementy odpowiednio przemyślane i dopracowane zwiększają szansę na powodzenie projektu. A przecież taki właśnie jest cel każdego przedsięwzięcia.

W przypadku dużych firm tych modułów może być więcej, ze względu na kilka czynników:

- możliwości otrzymania dotacji dla dużych firm są ograniczone w stosunku do MŚP, w związku z tym Ścieżka Smart daje szansę otrzymania dofinansowania na wydatki, których zwyczajnie nie można byłoby sfinansować w ramach innych konkursów (np. konkursów w ramach Regionalnych Funduszy, które w większości są skierowane do MŚP).

- w wielu przypadkach dłuższy horyzont czasowy oraz wyższy budżet może nie być wyzwaniem nie do zrealizowania, ze względu na odpowiednie i wystarczające zasoby techniczne, ludzkie i finansowe w dużych firmach.

W takim razie od czego zacząć planowanie przedsięwzięcia w ramach Ścieżki Smart?

Rekomendujemy, by projekt oprzeć na module B+R, pozostałe moduły dobrać w zależności od potrzeb. Jest to moduł skupiający się na finansowaniu wszystkich lub wybranych elementów procesu badawczego od badań przemysłowych, przez prace rozwojowe, w tym tworzenie prototypu i testowanie go. Drugim racjonalnym modułem (uzupełniającym moduł B+R) jest Wdrożenie, czyli wszystkie działania wiążące się z komercjalizacją wyników prac B+R: przede wszystkim zakup środków trwałych, WNiP, roboty budowlane. Innym wartym rozważenia modułem jest Cyfryzacja, jesteśmy w erze Przemysłu 4.0, gdzie nadrzędnym celem jest cyfryzacja przedsiębiorstw, wobec czego Moduł ten wpisuje się w aktualne wyzwania gospodarki.

O czym należy pamiętać, przygotowując się do realizacji modułu?

Początkiem każdego projektu B+R jest w pewnym sensie jego koniec – czyli zastanowienie się nad pożądanym efektem prac, który to efekt najczęściej jest odzwierciedleniem potrzeb dodatkowych niż potrzeby firmy – przykładowo potrzeb rynku. Jednak do końcowych wyników prowadzi wiele działań, które wymagają dokładnej analizy i przygotowań. Wniosek zawiera wszystkie założenia dotyczące przebiegu projektu, potwierdza jego zasadność, dzięki czemu późniejsza praca przy projekcie będzie przemyślana. Poniżej przedstawiamy najbardziej istotne zagadnienia projektowe.

Zespół projektowy

Określ, czy obecnie dysponujesz adekwatnymi zasobami ludzkimi do przeprowadzenia prac B+R, czy wybrane osoby mają odpowiednie doświadczenie naukowe i zawodowe. Na kadrę składa się zespół badawczy – kierownik B+R i kluczowy personel B+R (specjaliści oraz pracownicy naukowi), a także zespół zarządzający – kierownik zarządzający modułem i członkowie zespołu do zarządzania modułem. Członkowie zespołu mogą być zarówno aktualnie zatrudnieni w ramach umowy o pracę/zlecenie, jak i wybrani do zatrudnienia – w takim przypadku należy zawrzeć umowy warunkowe o współpracy.

Zasoby własne i niezbędne do nabycia

Oceń posiadane zasoby techniczne oraz wartości niematerialne i prawne, które będą niezbędne do realizacji modułu. Następnie, zaplanuj zasoby niezbędne do nabycia.

Kosztami kwalifikowanymi w projekcie mogą być następujące rodzaje kosztów:

• personelu badawczo-rozwojowego,
• usługi zewnętrzne () – maksymalnie 70% kosztów kwalifikowalnych badań przemysłowych i prac rozwojowych,
• amortyzacja aparatury naukowo-badawczej i sprzętu oraz budynków,
• koszty gruntów: koszty dzierżawy i wieczystego użytkowania gruntów,
• wartości niematerialne i prawne,
• zakup , środków eksploatacyjnych i podobnych produktów,
• koszty operacyjne (m.in. opłaty związane z dopuszczeniem do badań, wynajem/ leasing aparatury, wynajem powierzchni laboratoryjnej),
• koszty pośrednie (25% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich z wyjątkiem kosztów usług zewnętrznych).

Budżet projektu

Po przeanalizowaniu niezbędnego zespołu projektowego oraz zasobów planowanych do nabycia w ramach realizacji modułu, należy skonstruować rzetelny budżet.

Każdy z wydatków musi zostać przydzielony w odpowiedniej części do badań przemysłowych i prac rozwojowych, gdyż oba te rodzaje prac charakteryzują się innym zakresem zadań, a w związku z tym innym poziomem wsparcia. Dokładne przydzielenie poszczególnych kosztów pozwoli na oszacowanie niezbędnego wkładu własnego do projektu.

Każdy wydatek wskazany w budżecie musi zostać potwierdzony metodą szacowania – mogą to być oferty od potencjalnych dostawców lub cenniki pozyskane ze stron internetowych, natomiast w przypadku wynagrodzeń wewnętrzny regulamin wynagradzania lub raporty płacowe.

Dodatkowe wskazówki:

• kwalifikowane są wynagrodzenia ujęte wraz ze składkami opłacanymi zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę,
• do kosztów pośrednich (ryczałtowych) nie są zaliczane koszty podwykonawstwa – ma to znaczenie, jeśli firma decyduje się na współpracę na zasadzie umowy B2B,
• w przypadku zakupu środków trwałych kwalifikowany jest koszt amortyzacji; można jednak stosować przyspieszone stawki amortyzacyjne, co sprawia, że większość kosztu zostanie rozliczona w ramach dotacji.

Innowacja na poziomie minimum krajowym

W ramach przygotowań do projektu należy również przeprowadzić badanie stanu techniki. Jego wyniki powinny uprawdopodobnić, że nie istnieje objęta ochroną własność intelektualna, która uniemożliwiałaby albo czyniła niezasadnym przeprowadzenie wdrożenia opracowanego rozwiązania. Rekomendujemy wykonanie badania stanu techniki przez rzecznika patentowego. Równolegle należy także przeanalizować konkurencję i wskazać cechy konkurencyjne wyrażone mierzalnymi parametrami, należy także przedstawić analizę zapotrzebowania rynkowego na produkty/usługi/procesy wytworzone w oparciu o wyniki prac B+R.

Okres realizacji inwestycji

Doradzamy maksymalnie 3 lata okresu realizacji inwestycji – w zależności od charakteru projektu, z odpowiednim podziałem na badania przemysłowe i prace rozwojowe, pamiętając że prace rozwojowe są obligatoryjne, natomiast badania przemysłowe nie są, jednak badania przemysłowe nierozerwalnie wiążą się z odkrywaniem/pozyskiwaniem nowej wiedzy.  Okres trwałości (okres po realizacji inwestycji) wynosi 3 lat dla MŚP i 5 lat dla dużych firm. Obowiązkowe jest wdrożenie innowacyjnego rozwiązania – w ramach tego samego projektu w module Wdrożenie innowacji lub poza projektem. Wyniki można wprowadzić do własnej działalności gospodarczej, udzielić licencji lub sprzedać prawa.

Nawiązując do poprzedniego punktu, przy planowaniu budżetu niezmierne istotne jest rozróżnienie działań na badania przemysłowe oraz prace rozwojowe.

• Badania przemysłowe – mają na celu zdobycie nowej wiedzy, która odnosi się do informacji, odkryć lub innowacji, które nie były wcześniej dostępne lub znane. Wiążą się z większym dofinansowaniem (do 80%). Ich celem jest opracowywanie nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzenia znaczących ulepszeń do już istniejących. Muszą być ukierunkowane na nowe odkrycia, opierać się na oryginalnych, nieoczywistych koncepcjach i hipotezach.
• Prace rozwojowe – nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług. Można uzyskać dofinansowanie do 60%, gdyż prace rozwojowe nie uwzględniają nowej wiedzy, jednak prace te są obowiązkowe w ramach modułu.

Odpowiednie przypisanie zakresu badań jest dla wielu Klientów nie lada wyzwaniem. Pomagamy również w tym procesie, dzieląc się swoją wiedzą i doświadczeniem.